سكرتيرة

تعلن جامعة أم القيوين عن حاجتها لتعيين سكرتيرة للانضمام لفريقها الإداري.

المهام الرئيسية

تنفيذ الأعمال الإدارية والسكرتارية التي تتطلب قدرًا كبيرًا من الاستقلالية في اتخاذ القرار، وفهمًا لإجراءات ووظائف القسم.

• ضمان التشغيل الفعّال والكفء للمكتب.
• إنشاء والحفاظ على نظام حفظ ملفات شامل.
• إعداد المذكرات والخطابات والتقارير باستخدام برنامج MS Word.
• إعداد الجداول الإلكترونية والتقارير باستخدام برنامج MS Excel.
• إعداد ومتابعة المراسلات السرية داخليًا وخارجيًا.
• تدوين محاضر الاجتماعات واستقبال وتوجيه الزوار (بما في ذلك كبار الشخصيات).
• حل المشكلات الإدارية الروتينية والرد على الاستفسارات المتعلقة بأنشطة وعمليات القسم.
• استقبال المكالمات الهاتفية وفرزها وتحويلها.
• الاحتفاظ بسجل للاستفسارات المختلفة حسب الحاجة.
• أداء المهام الأخرى ذات الصلة حسب التكليف.
• تنظيم وحضور الاجتماعات الإدارية السرية واجتماعات مجلس الإدارة، وإعداد جداول الأعمال وتدوين أو توزيع المحاضر.
• جمع وتحليل البيانات والتنسيق مع الأفراد والجهات داخل وخارج المؤسسة نيابةً عن الإدارة، والمساهمة في تنفيذ السياسات الإدارية.

المتطلبات

• درجة البكالوريوس أو دبلوم عالٍ في مجال ذي صلة أو شهادة سكرتارية.
• إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس مع مهارات طباعة ممتازة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في وظيفة مماثلة أو ذات صلة.
• معرفة بالإجراءات والأنظمة الإدارية والكتابية.
• مهارات تواصل وعلاقات شخصية جيدة.
• مهارات حاسوبية متقدمة تشمل استخدام برامج المحاسبة والجداول والبرامج النصية بكفاءة عالية.
• مهارات ممتازة في خدمة المتعاملين.
• مهارات تحليلية وتفكير نقدي.
• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة، ويفضل إجادة اللغة العربية.