مساعد تنفيذي (مواهب جامعة الإمارات العربية المتحدة)

تعلن شركة الإمارات العالمية للألمنيوم عن توفر فرصة وظيفية مساعد تنفيذي (مواهب جامعة الإمارات العربية المتحدة) بالشروط الاتية.

المهام والمسؤوليات:

المراسلات والوثائق

يقوم بإعداد وكتابة الرسائل والمذكرات والتقارير ومحاضر الاجتماعات والمواد العلمية أو التقنية والبيانات الرقمية والرسوم البيانية والنماذج الروتينية حسب متطلبات الفريق

يقوم بفرز البريد الوارد وفتحه وتوزيعه على الموظفين؛ ويربط المراسلات الواردة بالملفات أو المواد ذات الصلة اللازمة للاجتماعات والمراسلات والتقارير. يقرأ المراسلات والتقارير الواردة، ويفرز العناصر التي يمكن التعامل معها شخصيًا، ويحيل الباقي إلى عضو الفريق المختص.

يساعد في إعداد الميزانيات والتقارير المالية؛ ويُعدّ ويراقب سجلات الحضور والانصراف وغيرها من سجلات الموظفين

يساعد في إنشاء النماذج ومراجعتها؛ ويقترح الإجراءات والتنسيقات والمعايير الخاصة بالمراسلات المكتبية.

يقوم بمراجعة وتقييم الطلبات والعرائض والعقود أو غيرها من المستندات لتحديد ما إذا كانت المتطلبات المحددة مستوفاة للقبول أو الموافقة.

الزوار والمكالمات الواردة

يستقبل الزوار والمكالمات الهاتفية ويقوم بفرزها، ويدوّن الرسائل، ويحدد المواعيد للفريق، ويقدم المعلومات للمتصلين الذين يحتاجون إلى معرفة بعمليات الوكالة، وتفسير وتطبيق السياسات والإجراءات.

الاجتماعات

يتولى مسؤولية تحديد مواعيد اجتماعات الفريق ومؤتمراته وخطاباته، ويجمع المواد اللازمة ذات الصلة.

يقوم بجدولة وترتيب اجتماعات ومؤتمرات الفريق وإخطار الأطراف المعنية؛ ويحجز رحلات السفر حسب الحاجة

يقوم بتدوين محاضر الاجتماعات أو تسجيلها لتوزيعها على المشاركين في الاجتماع.

التدقيق اللغوي والتحرير

يقوم بتدقيق وتصحيح المواد المُعدة للتأكد من صحة القواعد النحوية والتنسيق والاكتمال والمحتوى.

تسجيل المعلومات وأرشفتها

يقوم بإنشاء وصيانة ملفات المكتب، والسجلات، والفهارس، وسجلات الرقابة، أو غيرها من المعلومات المتعلقة بالعمل الخاضع لإشراف المشرف.

يقوم بإدخال المعلومات واسترجاعها وتحديثها والتحقق منها وحذفها من الملفات الإلكترونية.

يحدد ويراجع المعلومات ذات الصلة من الملفات والوثائق والصحف وغيرها من المصادر؛ ويُعد ملخصًا للمحتوى للمهنيين و/أو موظفي الإدارة.

لوازم مكتبية

يحدد الاحتياجات ويطلب اللوازم المكتبية والمعدات وخدمات الإصلاح والصيانة من خلال قنوات الوكالة لضمان تلبية مخزونات المخزون للطلب.

توزيع العمل

يقوم بدور حلقة الوصل بين الإدارة والموظفين من خلال الإشراف على عمل موظفي الدعم الإداري في الوحدة، ونقل المعلومات، وشرح تعليمات العمل المناسبة، ومتابعة المهام.

الكفاءة التشغيلية

يساعد في دراسة عمليات وخدمات المكتب ويقدم توصيات لتحسين كفاءة العمليات واقتصادها؛ ويقدم توصيات بشأن شراء معدات المكتب.

السلامة والجودة والبيئة

يلتزم بجميع سياسات وإجراءات وضوابط السلامة والجودة والإدارة البيئية ذات الصلة لضمان بيئة عمل صحية وآمنة.

الكفاءة التشغيلية

يساعد في دراسة عمليات وخدمات المكتب ويقدم توصيات لتحسين كفاءة العمليات واقتصادها؛ ويقدم توصيات بشأن شراء معدات المكتب.

المهام ذات الصلة

يقوم بأداء واجبات أو مهام أخرى ذات صلة حسب التوجيهات.

المؤهلات والمهارات:

الحد الأدنى من المؤهلات: 

إتمام المرحلة الثانوية

الحد الأدنى من الخبرة:

أربع سنوات من الخبرة في مجال الدعم الإداري، بما في ذلك سنتان تعادلان خبرة العمل في مجال الدعم الإداري أو ما يعادل مستوى سكرتير من الدرجة الثانية.