مسؤول الوثائق – قسم الهندسة الميكانيكية والكهربائية والصحية

تعلن مجموعة الرستماني (Al Rostamani Group) عن توفر وظيفة مسؤول الوثائق – قسم الهندسة الميكانيكية والكهربائية والصحية (Document Controller – MEP Division) للعمل في دبي، الإمارات العربية المتحدة.

المهام والمسؤوليات:

إدارة الوثائق:

تنظيم وإدارة جميع وثائق المشروع بما في ذلك الرسومات والعقود والتقارير والمراسلات الفنية.
ضمان حفظ الوثائق وتصنيفها وإتاحتها للمستخدمين المصرح لهم.
متابعة التحكم في الإصدارات وأرشفة النسخ السابقة بشكل منظم.
مراقبة تدفق الوثائق بين فرق المشروع والاستشاريين والمقاولين وأصحاب المصلحة.
دعم فرق العمل في استرجاع الوثائق بسرعة وكفاءة.

إدارة نظام Aconex:

إدارة وتحميل وتتبع مستندات المشروع عبر منصة Aconex.
التأكد من تسجيل وتصنيف جميع الوثائق بشكل صحيح داخل النظام.
متابعة عمليات تقديم الوثائق ومراجعتها واعتمادها.
توفير الدعم والتدريب للمستخدمين فيما يتعلق باستخدام النظام.
مراقبة حالات الوثائق وتحديثها باستمرار داخل المنصة.

التحكم في الوثائق والتوزيع:

إدارة وتحديث نظام إدارة المستندات المركزي للمشروع.
ضمان توزيع الوثائق على الجهات المعنية في الوقت المناسب.
إصدار النسخ المعتمدة ومراقبة تداول الإصدارات الصحيحة فقط.
متابعة التعديلات والتحديثات وإبلاغ الأطراف المعنية بها.
ضمان الالتزام بإجراءات وسياسات إدارة الوثائق المعتمدة.

ضمان الجودة والامتثال:

التأكد من توافق الوثائق مع المواصفات والمعايير التنظيمية المطلوبة.
إجراء مراجعات دورية للتأكد من دقة واكتمال المستندات.
متابعة عمليات المراجعة والاعتماد وضمان توثيقها بشكل صحيح.
دعم متطلبات التدقيق الداخلي والخارجي المتعلقة بالوثائق.

التنسيق والتواصل:

العمل كنقطة اتصال رئيسية للاستفسارات المتعلقة بالوثائق.
التنسيق مع فرق المشروع لضمان تسليم ومراجعة المستندات في المواعيد المحددة.
المساعدة في تنظيم الاجتماعات وإعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها.
دعم التواصل بين مختلف الأطراف المشاركة في المشروع.

المؤهلات والمتطلبات:

درجة البكالوريوس في الإدارة أو الهندسة أو أي تخصص ذي صلة.
خبرة تزيد عن 3 سنوات في مجال إدارة الوثائق ضمن قطاع البناء والتشييد.
خبرة عملية مثبتة في استخدام نظام Aconex (شرط أساسي).
معرفة جيدة بإجراءات التحكم في الوثائق وإدارة السجلات.